8 automatisations qui vont te faire gagner du temps dans ton quotidien d’assistante virtuelle

Tu en as assez des tâches récurrentes et chronophages ? Tu veux être plus productive au quotidien ? Bonne nouvelle ! Je partage avec toi 8 automatisations pour gagner du temps et être plus efficace dans ton activité d’assistante virtuelle.

1. Gagner du temps en programmant ses publications sur les réseaux sociaux

Si tu me connais un peu, tu sais que pour trouver des clients, j’utilise le marketing de contenu. Outre les articles de blog, je publie des posts sur les réseaux sociaux au minimum 5 fois par semaine.

Cela pourrait être une activité très chronophage. Mais pour gagner du temps, j’ai choisi de regrouper la création de tous ces contenus. Une fois par mois, je rédige l’ensemble de mes publications pour le mois suivant et surtout je les programme grâce au Creator Studio de Facebook (qui fonctionne aussi pour Instagram). Ainsi, les posts se publient automatiquement, sans que j’aie besoin d’y penser au quotidien.

2. Passer moins de temps sur les réseaux grâce aux réponses automatiques

Si créer du contenu prend du temps, surfer sur les réseaux peut en faire perdre beaucoup, même si c’est dans un but purement professionnel.

Mon réseau social de prédilection, c’est Instagram, mais je publie également sur Facebook. Toutefois, comme j’y suis moins souvent, je ne vois pas systématiquement les messages que les gens m’adressent sur cette plateforme.

Pour ne pas laisser un potentiel prospect sans réponse trop longtemps, j’ai mis en place un message automatique qui se déclenche chaque fois que quelqu’un me contacte en privé sur Facebook. À l’intérieur, j’informe la personne que je la recontacterai sous 48 heures. Je conserve ainsi une image professionnelle, sans avoir à vérifier mon compte Facebook à tout bout de champ.

Ordinateur sur bureau

3. Prendre ses rendez-vous en ligne pour aller plus vite

As-tu déjà échangé plusieurs mails avec un prospect avant de caler une date de rendez-vous ? Si oui, tu sais à quel point cela peut être long… Pour éviter ces allers-retours inutiles, j’utilise Calendly, un outil de prise de rendez-vous en ligne. Installée sur mon site internet, cette application permet aux personnes intéressées par mes services de réserver un rendez-vous avec moi, sans intervention de ma part. Mes disponibilités sont affichées. À elles de sélectionner le créneau qui leur convient le mieux. Le rendez-vous s’inscrit ensuite directement dans mon agenda en ligne.

C’est l’une des automatisations pour gagner du temps que je te conseille de mettre en place le plus rapidement possible. D’ailleurs, pour t’aider, j’ai réalisé un tuto pour paramétrer ton compte Calendly.

Et les avantages de cette application ne s’arrêtent pas là. Personnellement, j’ai fait en sorte que les informations renseignées par le prospect soient automatiquement intégrées dans mon CRM client. Ainsi, le jour du rendez-vous, sa fiche est déjà préremplie et je n’ai plus qu’à noter les informations supplémentaires recueillies durant l’entretien.

Enfin, même si personnellement je n’utilise pas cette fonctionnalité, Calendly te permet de mettre en place une stratégie d’emailing grâce aux adresses que tu récoltes à travers l’application.

4. Automatiser les factures récurrentes pour écourter sa comptabilité 

Parmi les automatisations pour gagner du temps les plus efficaces, il y a également l’automation de mes factures récurrentes.

Si comme moi, tu proposes des forfaits mensuels à tes clients, il y a de grandes chances que tes factures soient identiques d’un mois sur l’autre. Pour éviter de les resaisir à chaque fois, automatise tes factures récurrentes avec le logiciel comptable en ligne Freebe. Je t’explique comment faire dans ce tuto.

Chaque mois, tes factures seront ainsi prêtes à partir. La seule chose que tu auras à faire sera de cliquer sur « Valider » pour qu’elles soient envoyées à tes clients.

5. Utiliser l’emailing multiplie les automatisations pour gagner du temps

Les logiciels d’emailing permettent d’automatiser énormément de choses grâce aux séquences d’emails. Tu les programmes une seule fois et ensuite, elles sont envoyées automatiquement quand un de tes abonnés réalise une action particulière.

Par exemple, j’ai créé une séquence de bienvenue pour accueillir les personnes qui s’abonnent à ma newsletter. Au moment où elles renseignent leur adresse mail, elles reçoivent une séquence de trois messages espacés de quelques jours, qui me présentent moi, mon activité et mes offres. Je l’ai créée une fois et depuis, même si je ne m’en occupe plus, mes nouveaux abonnés sont toujours bien reçus !

Les séquences de mails automatisées peuvent également te servir à faire de la vente. Lorsqu’une personne souhaite accéder à un de mes freebees, elle reçoit un premier mail qui contient le lien pour le télécharger. Puis, quelques jours plus tard, elle en reçoit un second qui met en avant un de mes produits qu’elle peut acheter. Cela permet ainsi de réaliser des ventes automatiquement, sans avoir strictement rien à faire.

Enfin, j’utilise un mail automatique pour récupérer les avis de mes clientes lorsqu’elles ont terminé ma formation. Je t’en parle plus en détail dans le paragraphe qui suit.

6. Recueillir les avis clients sans même avoir à y penser

Récolter des avis clients est très important pour convertir de nouveaux prospects grâce à la preuve sociale. Mais on ne pense pas toujours à le faire en fin de collaboration. J’ai donc automatisé le process pour collecter les avis de toutes les femmes qui suivent ma formation.

J’ai créé un questionnaire qui leur est envoyé systématiquement, à chaque fin de session (via mon logiciel d’emailing, comme je te le disais plus tôt). Lorsqu’elles saisissent leurs réponses, celles-ci arrivent directement sur mon Google Drive. J’ai ensuite fait en sorte que les avis se publient automatiquement sur ma fiche Google My Business, sans que je n’aie rien à faire. Et enfin, grâce à un widget que j’ai mis en place, ils se dupliquent également sur mon site internet.

Je suis ainsi sûre de recueillir régulièrement de nouveaux avis, sans même avoir à y penser.

7. Adopter la signature électronique pour raccourcir les délais

En tant que webentrepreneure, il est très rare que tu rencontres tes clients physiquement. Alors pour leur faire signer un devis ou un contrat, c’est souvent long et fastidieux. Il faut :

  • envoyer le document à ton client ;
  • que ton client l’imprime pour pouvoir le signer ;
  • et qu’il le scanne avant de te le renvoyer !

Enfin ça, c’est la version longue ! Allège ce processus en utilisant un logiciel de signature électronique des documents. Personnellement, j’ai opté pour HelloSign (je te propose même un tuto pour apprendre à t’en servir) et le gain de temps est juste incroyable !

8. Travailler plus rapidement avec des templates personnalisés

Dans ton activité d’assistante virtuelle, certaines tâches reviennent de façon récurrente. Pour les réaliser plus rapidement, je t’invite à créer des templates personnalisés pour chacune d’elle. Cela t’évitera en outre d’oublier certaines étapes quand il s’agit de processus de production.

Par exemple, j’ai créé un template dans Notion dans lequel je recueille toutes les informations nécessaires pour chaque nouvelle membre de ma formation. Je n’ai plus qu’à remplir les cases, sans crainte d’oublier quelque chose d’important.

Autre exemple : j’ai créé un template pour ma newsletter. J’aime qu’elle ait le même rendu visuel, semaine après semaine, alors j’ai paramétré tous les éléments à l’avance (taille et couleur des polices, hauteur de lignes, format des boutons, entête et pied de page…) pour que sa mise en forme soit plus facile et rapide.

Comme tu le vois, tu peux mettre en place de nombreuses automatisations pour gagner du temps dans ton activité d’assistante virtuelle. Comme moi, tu peux :

  • programmer tes publications à l’avance sur les réseaux sociaux ;
  • enregistrer des réponses automatiques sur Facebook ;
  • utiliser un logiciel de prise de rendez-vous en ligne ;
  • automatiser tes factures récurrentes ;
  • créer des séquences d’emails ;
  • systématiser la collecte des avis clients ;
  • faire signer tes documents électroniquement ;
  • créer des templates personnalisés pour tes tâches récurrentes.

Et je suis sûre qu’il y a bien d’autres choses que tu peux automatiser pour gagner en productivité. Viens partager avec moi ce que tu as mis en place de ton côté en laissant un commentaire sous cet article !